對於香港的企業來說，正確管理公司支票的簽署權限是財務管理的重要環節。不當的支票授權不僅可能導致財務損失，還可能引發法律問題。本文將詳細講解香港公司支票的簽署權限設定、授權程序、聯名簽署規則，以及最佳實踐建議，幫助您的企業建立健全的支票管理制度。
公司支票簽署權限的基本概念
公司支票簽署權限是指公司授權某些人員代表公司簽署支票的權力。與個人支票不同，公司支票需要經過適當的授權程序，以確保支票簽署的合法性和公司財務的安全。
在香港，公司的支票簽署權限通常由公司的組織章程細則（Articles of Association）和董事會決議來規定。這些文件會明確列出誰有權簽署公司支票、是否需要聯名簽署、以及不同金額的支票是否有不同的簽署要求。
銀行在處理公司支票時，會根據公司提交的授權文件來核對簽名。如果支票上的簽名與授權記錄不符，銀行有權拒絕兌現該支票。因此，確保授權記錄的準確性和及時更新至關重要。
設立公司支票簽署權限的程序
設立或修改公司支票簽署權限通常需要經過以下程序：
董事會決議：首先，公司董事會需要通過一項決議，明確授權特定人員簽署公司支票。決議應包括授權簽署人的姓名、職位、授權範圍（如金額限制）、以及是否需要聯名簽署。
準備授權文件：根據董事會決議，準備相關的授權文件，包括董事會決議副本、授權簽署人的簽名樣本、以及公司印章（如適用）。
提交銀行：將授權文件連同銀行要求的表格一併提交給開戶銀行。銀行會核實文件的真實性和完整性。
銀行確認：銀行確認授權後，會更新其系統中的簽名記錄。從此時起，新的授權安排正式生效。
聯名簽署的不同模式
為了加強財務控制，許多公司採用聯名簽署（Joint Signatory）制度。以下是常見的聯名簽署模式：
雙人簽署（Any Two）：任何兩名授權人士共同簽署即可。這是最常見的模式，適用於中小型企業。例如，公司可能授權財務總監、行政總裁和董事總經理為授權簽署人，任何兩人簽署即可。
指定人員加一人（One Specified Plus One Other）：必須有一名指定人員（通常是財務總監或行政總裁）加上另一名授權人員共同簽署。這種模式確保關鍵人員對所有支出有監控權。
按金額分級簽署：根據支票金額設定不同的簽署要求。例如，港幣10萬元以下由任一授權人簽署，10萬至50萬元需雙人簽署，50萬元以上需三人簽署。這種模式可以在便利性和安全性之間取得平衡。
授權簽署人的責任與義務
成為公司支票的授權簽署人不僅是一種權力，更是一種責任。授權簽署人應當了解並履行以下義務：
審核支付請求：在簽署支票之前，授權簽署人有責任審核支付請求的合理性和必要性。這包括核對支付金額、收款人資料、以及相關的支持文件（如發票、合同等）。
確保金額正確：簽署人應確保支票上的金額填寫正確，包括數字金額和文字金額的一致性。使用我們的支票金額轉換工具可以幫助確保金額寫法的準確性。
保密簽名樣式：授權簽署人應保護好自己的簽名，避免在不必要的場合簽署空白文件或展示簽名樣本。
及時報告異常：如果發現任何可疑的支付請求或未經授權的支票簽發，應立即向公司管理層和銀行報告。
正確填寫公司支票金額是授權簽署人的基本職責。使用我們的免費支票金額轉換工具，確保每一張公司支票的金額都填寫正確。
更改授權簽署人的程序
當公司的人事變動（如高管離職、新任命等）影響到支票簽署權限時，需要及時更新授權安排：
人員離職：當授權簽署人離開公司時，應立即通知銀行取消其簽署權限。即使該人員已經離職，如果銀行記錄未更新，其簽名理論上仍可被接受，這會帶來風險。
新增授權人：新增授權簽署人需要提交新的董事會決議和簽名樣本。某些銀行可能要求新授權人親自前往銀行辦理確認手續。
簽名變更：如果授權簽署人的簽名有重大變化（如因健康原因），應及時向銀行提交新的簽名樣本，以避免支票被拒絕。
公司支票的內部控制最佳實踐
除了簽署權限外，公司還應建立完善的支票內部控制制度：
支票保管：空白支票應存放在安全的地方（如保險箱），並限制接觸人員。指定專人負責支票的保管和發放。
支票簿記錄：建立支票簿登記冊，記錄每張支票的開出日期、金額、收款人和用途。定期核對支票簿存根與銀行對賬單。
職責分離：支票的開具、簽署和郵寄應由不同人員負責，以減少舞弊的可能性。
定期審計：定期審核支票的使用情況，檢查是否有異常交易或未授權的支出。
作廢支票處理：作廢的支票應在支票上清楚標記「VOID」或「作廢」，並保留在支票簿中作為記錄。切勿隨意丟棄作廢支票。
電子簽名與傳統簽名的法律效力
隨著科技發展，部分企業開始探討使用電子簽名處理財務文件。但在香港，支票仍然是一種需要實體簽名的票據。根據香港《票據條例》，支票必須由開票人親筆簽署，電子簽名目前不被接受用於支票。
如果公司希望減少支票使用的行政負擔，可以考慮使用電子支付方式（如網上銀行轉賬、轉數快等），這些方式可以使用電子授權，同時提供更快的處理速度和更完整的審計追蹤。
總結
正確管理公司支票的簽署權限是企業財務管理的重要環節。通過建立清晰的授權程序、採用適當的聯名簽署制度、以及實施有效的內部控制措施，公司可以有效保護財務安全，同時確保日常支付運作的順暢。作為授權簽署人，使用我們的支票金額轉換工具可以幫助您確保每一張公司支票的金額都填寫正確，減少因填寫錯誤而導致的退票風險。